T: 024 - 360 09 23

E: info@sjbadvocaten.nl

Oranjesingel 75 Nijmegen

Privacy & Cookies

 

Slot Jacobs & Bloemen Advocaten & Belastingadviseurs (hierna te noemen SJB), gevestigd te Nijmegen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr. 65103602, respecteert de privacy van haar cliënten en de bezoekers van haar website www.sjbadvocaten.nl. In dat kader hebben wij passende maatregelen genomen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden. Wij raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

 

Verwerking van persoonsgegevens

 

Wat zijn persoonsgegevens?

1. Een persoonsgegeven is ieder gegeven, dat een natuurlijk persoon (direct of indirect) kan identificeren. Een persoonsgegeven kan dus zijn een naam of telefoonnummer, maar bijvoorbeeld ook een geboortedatum.

 

Welke persoonsgegevens verwerkt SJB en waarom (rechtsgrond)?

2. SJB en de aan haar verbonden advocaten en mediators verzamelen gegevens van persoonlijke aard die nodig zijn om de taken te vervullen die voortvloeien uit de Advocatenwet en andere wetten waarin hen bevoegdheden worden toegekend.

 

3. In zaken waarin advocaten van SJB optreden voor hun cliënten, zowel in hun adviserende rol als in de rol van procesvertegenwoordiger, gebeurt dat op grond van een opdracht van de cliënt. Die opdracht geeft de bevoegdheid aan SJB om alle persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die nodig zijn voor de vervulling van die opdracht in samenhang met uit wettelijke taken voortvloeiende werkzaamheden.

 

4. Op grond van de Advocatenwet geldt een verregaande geheimhoudingsplicht. Die is niet onbeperkt. In een procedure bij een gerecht zal gebruik gemaakt worden van persoonsgegevens van zowel een opdrachtgever als bijvoorbeeld een wederpartij, waarbij die persoonsgegevens via een mondelinge behandeling van een zaak of een gepubliceerde uitspraak publiek kunnen worden.

De geheimhoudingsplicht voor advocaten van SJB strekt zich ook uit tot iedereen die werkzaam is voor SJB. Dat betreft dus zowel werknemers (bijv. secretaresses) als derden die diensten verlenen aan SJB, zoals IT-specialisten e.d. Zij kunnen toegang hebben tot informatie die persoonsgegevens bevat en worden verplicht om ter zake geheimhouding te betrachten.

 

5. SJB verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

 

Dienstverlening

6. Om onze diensten te kunnen verlenen hebben wij uw naam en contactgegevens nodig. Daarnaast dienen wij u, op grond van de Advocatenwet en onze gedragsregels, te identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Afhankelijk van de vraag waar onze dienstverlening inhoudelijk op ziet, hebben wij wellicht aanvullende persoonsgegevens nodig. Wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening verstrekken wij uw persoonsgegevens aan derden.

De wettelijke bevoegdheden die zijn verbonden met de functie die wordt vervuld door de aan SJB verbonden advocaten brengen mee dat ook persoonsgegevens van derden worden verzameld, in het bijzonder tegenpartijen. De bevoegdheid om van hen persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken vloeit voort uit de wettelijke grondslag van de functie.

 

Social media

7. SJB is op sociale media te vinden, zoals op LinkedIn. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op onze websites gebruikt. Indien een dergelijke functie door u wordt gebruikt kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie.

 

Sollicitatieprocedure

8. SJB verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure.

 

Verzamelen en verwerken

9. Persoonsgegevens worden zowel in een geautomatiseerd systeem als in een fysiek systeem verzameld en verwerkt. Het geautomatiseerde systeem betreft een aantal modules van Basenet Internet Projects B.V. die ook de servercapaciteit ter beschikking stelt voor de opslag en bewerking van informatie, waaronder persoonsgegevens. Met Basenet is een verwerkersovereenkomst gesloten in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de Europese Unie en deze dienstverlener voldoet aan de eisen die uit de Verordening voortvloeien.

 

10. Buiten het systeem van Basenet worden fysieke (papieren) dossiers aangelegd. De dossiers worden afzonderlijk bewaard, deels in dossierkasten die zich bevinden op de kamer van een advocaat, deels in een archiefruimte van SJB waarin dossierkasten zijn opgesteld. Het gebouw waarin SJB kantoor houdt is beveiligd en het beveiligingssysteem is aangesloten op een meldkamer.

 

Verstrekking aan derden

 

11. Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties of individuen buiten SJB, behalve in een van de volgende omstandigheden.

 

Uitvoering van een overeenkomst

12. Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan derde organisaties, wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Bijvoorbeeld voor het aanvragen van gefinancierde rechtsbijstand of het opstarten en voeren van procedures. Daarnaast geven we uw gegevens door aan de postbezorger/koerier, indien dit nodig is om documenten bij u te bezorgen.

 

Met uw toestemming

13. Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

 

 

 

Voor externe verwerking

14. We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners, zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers, websitebeheerder, de beheerder van het CRM-systeem en de Stichting Derdengelden van SJB.

 

Om juridische redenen en wettelijke verplichting

15. We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties. Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken.

 

Bewaartermijn

 

16. Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan

noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld, en

de bewaartermijn op grond van toepasselijke gedrags- en beroepsregels en aanbevelingen,

tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren.

 

Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. Indien u bijvoorbeeld uw e-mailadres heeft verstrekt, zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening, zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

 

17. Na het einde van de opdracht archiveren wij een digitale kopie van het in verband met de opdracht door ons opgebouwde dossier. Eventuele hardcopies of originele stukken kunnen door ons worden vernietigd. Het door ons gedigitaliseerde dossier wordt 7 tot 20 jaren na betaling van de laatste factuur bewaard, waarna wij het mogen vernietigen (zie ook onze algemene voorwaarden). U kunt altijd contact met ons opnemen voor specifieke informatie over onze bewaartermijnen.

 

18. De bewaring van de gegevens dient zowel de opdrachtgever (indien deze informatie benodigt en er zelf niet meer over beschikt), als ook SJB. Met name heeft SJB en hebben de met haar verbonden advocaten belang bij een langdurige bewaring van de informatie met het oog op eventuele aansprakelijkheidstellingen of tuchtklachten. Dit is een in de AVG erkende grond voor langdurige bewaring.

 

19. De AVG verplicht SJB niet tot het bijhouden van een verwerkingsregister in de zin van artikel 30. SJB telt minder dan 250 medewerkers en de inperkingen op deze uitzondering in lid 5 zijn niet van toepassing. Niettemin vindt feitelijk wel registratie van verzameling en verwerking van persoonsgegevens plaats en wel door de invoering van persoonsgegevens in het  relatiebeheer van Basenet en door het invoeren van persoonsgegevens in documenten betreffende een opdracht. Iedere verwerking wordt door het geautomatiseerde systeem vastgelegd en het systeem biedt ook de mogelijkheid door verschillende zoekfuncties om eenvoudig na te gaan welke persoonsgegevens met betrekking tot een bepaalde persoon wanneer en waar zijn verzameld en verwerkt.

Voor het fysieke dossier geldt dat dit aan de hand van dossiernaam en dossierkenmerk is te achterhalen, waarbij in veel gevallen de inhoud van het fysieke dossier niet meer zal bevatten dan het geautomatiseerde systeem, behoudens nog niet in het geautomatiseerde systeem via een scan opgenomen documenten, zoals bijvoorbeeld originele akten van een notaris, fotomateriaal e.d. De ontvangst ervan, de opname in een dossier en eventuele verwerking worden doorgaans niet afzonderlijk geregistreerd, maar vermeld of bevestigd in correspondentie die is terug te vinden in Basenet.

 

Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

 

20. Uw persoonsgegevens blijven in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). SJB kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het Buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven.

 

Welke rechten heeft u?

 

21. U als opdrachtgever heeft een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, recht op vergetelheid, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe en leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

 

Recht van inzage

22. Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw geldig rijbewijs of identiteitsdocument. Wij zullen u aangeven welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken. Op uw verzoek geven wij u een kopie van de gegevens die zijn verwerkt.

 

Verbetering of aanvulling

23. Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

 

Recht op vergetelheid

24. U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

–          de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;

–          u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in, en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;

–          u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;

–          de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;

–          wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;

–          wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

 

Beperking verwerking

25. Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

 

Overdracht digitale data

26. Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

 

Bezwaar

27. U mag te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.

 

Uitoefenen rechten

28. Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres info@sjbadvocaten.nl. SJB zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

 

Marketing

 

29. Wij kunnen gegevens gebruiken om ons een beeld te vormen over dat wat u mogelijk wilt of nodig heeft of wat u interesseert. Hierdoor kunnen wij beslissingen nemen over voor u relevante producten, diensten en aanbiedingen (marketing). U kunt zo nu en dan (zonder uw voorafgaande toestemming) marketing berichten van ons ontvangen, tenzij u heeft aangegeven daar geen prijs op te stellen. Voor het geval wij uw persoonsgegevens voor marketing doeleinden met een derde delen (wat wij in de regel niet zullen doen) zullen wij van te voren uw uitdrukkelijk toestemming vragen. U heeft altijd en bij ieder bericht de mogelijkheid om ons te vragen te stoppen met het zenden van marketing berichten. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten zijn beschermd. Indien wij van u een persoonlijk, individueel, marketing klantprofiel zouden willen aanleggen, zullen wij daarvoor uw voorafgaande toestemming vragen. U kunt deze toestemming altijd later weer intrekken.

 

Klachten

 

30. Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

 

Gebruik van cookies

 

31. De website www.sjbadvocaten.nl maakt gebruik van functionele cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die op uw PC, tablet of Smart Phone worden opgeslagen. Cookies worden bijvoorbeeld gebruikt om instellingen of voorkeuren te onthouden. 

 

Google Analytics cookies

32. Wij maken gebruik van cookies van Google Analytics om het gebruik van onze website te kunnen meten en analyseren. Aan de hand van deze gegevens over het gebruik van onze website, kunnen wij onze website verder verbeteren. Google gebruikt deze gegevens ook zelf conform haar eigen voorwaarden. Let op dat deze informatie regelmatig kan wijzigen, wij hebben daar geen invloed op.

 

Social media cookies

33. Daarnaast hebben wij een social media button van Linkedin op onze website geplaatst, zodat u informatie van onze website kunt opzoeken of delen via dit social media platform. Indien u via de 'Linkedin-button' doorlinkt naar de website van Linkedin, worden er door dit platform cookies geplaatst. Houd hier dus rekening mee voordat u op een van deze buttons klikt. Kijk voor meer informatie over deze cookies, in het privacy en/of cookie statement van Linkedin. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen, wij hebben daar geen invloed op.

 

Wijzigingen privacy- en cookie statement

 

34. Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Doordat de privacy- en cookiewetgeving van tijd tot tijd wordt aangepast, is ook dit privacy & cookie statement aan veranderingen onderhevig. Het verdient daarom aanbeveling om dit statement regelmatig te raadplegen.

 

Versie mei 2018

 

Vragen?

Hebt u nog vragen of wilt u meer informatie naar aanleiding van dit privacy & cookie statement? Neem dan contact met ons op:

Slot Jacobs & Bloemen Advocaten & Belastingadviseurs

T.a.v. mevrouw mr. I.M.H. Bloemen

Postbus 1102

6501 BC  NIJMEGEN

T +31 24 3600923

F +31 24 3600935

i.bloemen@sjbadvocaten.nl